U heeft een plan waar anderen iets van gaan merken. U wilt bijvoorbeeld een nieuwe garage bij uw huis plaatsen, een festival organiseren of een ontmoetingsplek in de wijk opzetten. Of misschien heeft u beroepsmatig een groter plan, zoals het bouwen van een appartementencomplex of het aanleggen van een zonnepark.  

Als uw plan iets verandert in de omgeving van anderen, is het belangrijk dat u hen hierbij betrekt. Dat noemen we participatie. In de gemeente Doetinchem vinden wij dat heel belangrijk. Door met elkaar te praten en rekening te houden met elkaars zorgen en belangen, kunt u klachten en bezwaren achteraf voorkomen en blijven we op een prettige manier met elkaar omgaan. 

Wie betrekt u bij uw plan? 

Wie u bij uw plan betrekt en op welke manier u dat doet, is afhankelijk van hoe groot uw plan is en wie er iets van gaat merken. Bij een klein plan kan het voldoende zijn om alleen uw directe buren te informeren. Bij een groot plan is het misschien beter om de hele wijk mee te laten meedenken.  

Tip: gebruik het stappenplan en maak een verslag 

Om u verder op weg te helpen, hebben we een stappenplan en een opzet van een verslag gemaakt dat u kunt gebruiken. In een verslag schrijft u op wie u heeft betrokken, wat er besproken is en wat u met de zorgen en wensen van de deelnemers heeft gedaan.     

Bent u verplicht om de omgeving te betrekken bij uw plan? 

Wij vinden het belangrijk dat inwoners kunnen meepraten als er iets verandert in hun omgeving. Het gaat erom dat zij hun zorgen en belangen met u kunnen delen en dat u daar rekening mee houdt als dat kan. Wij verwachten dat u zich hiervoor inspant, op een manier die past bij de grootte van het plan. Bij een aantal onderwerpen is het op basis van beleid verplicht om een participatietraject te doorlopen. Als dat voor uw plan het geval is, wijst de gemeente u hierop.

Participatie als uw plan niet past in de regels van het omgevingsplan 

Heeft u een plan dat niet past de huidige regels van het omgevingsplan? En wilt u dat de gemeente meewerkt, door bijvoorbeeld het omgevingsplan te wijzigen of een omgevingsvergunning buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (BOPA) te verlenen? Dan gelden er iets andere regels voor het participatietraject. Kijk hiervoor op de pagina Omgevingsplan wijzigen.  

Participatie als u een vergunning aanvraagt 

Heeft u een vergunning nodig? Dan wordt u gevraagd of u aan participatie heeft gedaan. Zo ja, dan stuurt u bij uw aanvraag een verslag mee van de participatie. Gebruik hiervoor het voorbeeld verslag. 

Stappenplan participatie

Ik heb een plan! Waar begin ik en hoe betrek ik anderen daarbij? 

Om een goed gesprek met uw omgeving te voeren, kunt u werken met onderstaand stappenplan. De stappen zijn gebaseerd op de methodiek van Relevant Gesprek(externe link). De beantwoording van de vragen hoeft bij een klein plan minder ver te gaan dan bij een groter plan. 

Stap 1 Waarom in gesprek? 

U heeft het voornemen om iets te ontwikkelen dat invloed heeft op uw omgeving. Bijvoorbeeld omdat het ruimte inneemt, zichtbaar is of mensen aantrekt. Onderstaande vragen kunnen u helpen. 

  • Wat is de bedoeling van uw plan? 
  • Wat merkt de omgeving daarvan? 

Stap 2 Waarover in gesprek? 

Als u in gesprek gaat, is het goed om vooraf op te schrijven wat u precies wilt vertellen en welke inbreng deelnemers kunnen geven om het plan te verbeteren/aan te passen. 

  • Wat wilt u gaan vertellen? 
  • Wat ligt vast? 
  • Waarvan kunnen deelnemers ‘iets vinden’?  
  • Wat zijn uw vragen? 

Stap 3 Met wie in gesprek? 

Wie gaat u betrekken bij uw plan? Afhankelijk van de grootte, de impact, de maatschappelijke aandacht en de mate van hinder betrekt u meer of minder inwoners en organisaties.  

  • Wie zijn uw gesprekspartners? 
  • Welke invloed heeft uw plan voor de verschillende gesprekspartners? 
  • Welke rol geeft u hun? Direct omwonenden kunnen misschien meepraten; voor anderen kan het voldoende zijn als u hen netjes informeert. 

Stap 4: Hoe in gesprek? 

Er zijn veel verschillende manieren om met elkaar in gesprek te gaan. Stuurt u een brief? Gaat u persoonlijk langs? Organiseert u een buurtbijeenkomst?  

  • Op welke manier gaat u met welke gesprekspartners in gesprek? 

Klaar? Maak een planning en ga aan de slag.  

Wij raden u aan om het gesprek niet te lang uit te stellen. Hoe eerder u in gesprek gaat, hoe gemakkelijker u waarschijnlijk rekening kunt houden met zorgen en wensen. En misschien krijgt u wel hele goede ideeën aangereikt waar u zelf nog niet aan heeft gedacht.  

Tips voor uw participatietraject

Participatie is niet simpelweg een lijstje afwerken. Het vraagt wel wat om je in te leven, goed te luisteren en het gesprek te voeren. Daarom geven wij u graag tips die kunnen helpen bij uw participatietraject.

Goede voorbereiding is het halve werk

  • Overleg met de betrokkenen op de locatie waar het plan uitgevoerd gaat worden en nodig mensen op tijd uit, houd rekening met vakanties. Zijn er zaken uit het verleden die een rol spelen bij dit plan? Moet u rekening houden met bepaalde emoties of opvattingen van betrokkenen?
  • Ga op tijd in overleg met de betrokkenen en niet pas als het plan al in kannen en kruiken is.
  • Verplaats u in de omwonenden: hoe zou u reageren op dit plan? Besef dat mensen best onzeker kunnen worden van veranderingen in hun directe omgeving.
  • Als u te maken heeft met veel gesprekspartners en veel belangen, overweeg dan om de bijeenkomsten te laten begeleiden door een ervaren (onafhankelijk) gespreksleider.

Maak helder waar u het over wilt hebben

  • Maak duidelijk wat het plan inhoudt.
  • Geef aan wat er al vast ligt en waarover het gesprek gaat. Misschien zijn er al eerdere besluiten genomen, ligt het budget vast of is er regelgeving waar u rekening mee moet houden.
  • Vertel de betrokkenen over welke onderwerpen zij kunnen meepraten en welke speelruimte er is.
  • Benoem de fasen in het proces en geef aan waar u nu staat. Benoem ook wat de verantwoordelijkheden zijn in de verschillende fasen en op welke momenten u wie betrekt.
  • Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Niet alleen voorafgaand maar ook tijdens de uitvoering. Ook als er geen voortgang in het proces is, is het goed om dit te laten weten.

Ken uw gesprekspartners

  • Breng in kaart wie de belanghebbenden of geïnteresseerden zijn. Denk ook na over wie u waarover mee laat denken, wie u moet informeren en wie besluit.
  • Spreken uw gesprekspartners namens zichzelf, of vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld een belangengroep, een buurt of straat.
  • Wees u ervan bewust dat de deelnemers vaak een informatieachterstand hebben. Houd hier rekening mee wat betreft de planning en de informatievoorziening.

Maak gebruik van handige links

Veel succes en vooral plezier met de participatie in uw project. Komt u er niet uit of heeft u nog vragen dan kunt u contact opnemen met de adviseur participatie Marieke Gorkink, gemeente@doetinchem.nl

Verslag voor een vergunningaanvraag 

Rondt u het proces af en dient u een aanvraag voor een vergunning in? Maak dan een verslag van het participatietraject.  

In het verslag vertelt u: 

  • Wie heeft u betrokken?  
  • Wat was hun inbreng?  
  • Welke individuen of groepen waren in het bijzonder betrokken en wie heeft u niet kunnen bereiken? 
  • Welke punten van de participanten zijn overgenomen en welke niet? En waarom wel/niet?  
  • Welke afspraken zijn er gemaakt op basis van de participatie?  
  • Hoe tevreden zijn de participanten over het participatietraject en hun invloed? 

Gebruik voor het verslag onderstaande knop.

Verslag participatietraject

Na het invullen en downloaden, kunt u het verslag meesturen met uw vergunningaanvraag.

Veelgestelde vragen

Waarom moet ik mensen betrekken bij mijn plan 

Mensen betrekken bij uw plan is in de eerste plaats belangrijk om uw plan zo goed mogelijk van de grond te krijgen. Direct beginnen met de uitvoering, lijkt misschien het snelst. Maar, als u achteraf klachten krijgt over dingen waar u best rekening mee had kunnen en willen houden, kost het u achteraf veel meer tijd en ‘gedoe’.   

Hoe betrek ik mijn omgeving erbij? 

Afhankelijk van hoe groot uw plan is, kunt u de mensen die iets van uw plan gaan merken: 

  • Informeren 
  • mee laten denken 
  • mee laten werken, of 
  • mee laten beslissen 

Bedenk vooraf ook waarover mensen mee kunnen denken, doen of beslissen en waarover niet. In de meeste gevallen staan een aantal zaken namelijk al vast. Wees hier duidelijk over, zodat u geen verkeerde verwachtingen wekt.  

Is het verplicht mensen bij mijn plan te betrekken (participatie)? 

Bij een aantal onderwerpen en het wijzigen van het omgevingsplan is het verplicht om een participatietraject te doorlopen. Als dat het geval is, wijst de gemeente u hierop. Maar ook als het niet verplicht is, vinden wij het belangrijk dat u uw omgeving betrekt. De praktijk laat namelijk zien dat dit tot betere resultaten leidt. Praten over uw plan kunt u doen op de manier die u het beste lijkt en die past bij de grootte van uw plan. U kunt hierbij het stappenplan gebruiken. Zie hiervoor het uitklapveld Stappenplan .  

Ik heb anderen betrokken bij mij plan. Krijg ik nu de vergunning? 

Nee, het is niet zo dat u altijd de vergunning krijgt als u uw omgeving of andere mensen bij uw plan hebt betrokken. Dat hangt ook af van andere eisen die verbonden zijn aan de vergunningverlening. Bij het bouwen is dat bijvoorbeeld het omgevingsplan. 

Dus, goede participatie helpt, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Bovendien blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid van bezwaar en beroep gewoon bestaan. Dat betekent dat mensen altijd officieel bezwaar kunnen maken tegen uw vergunningaanvraag, ook al heeft u het vooraf met hen besproken. 

Hoe weet ik of ik voor mijn plan een vergunning nodig heb? 

Om te bepalen of u voor uw plan een vergunning nodig heeft, kunt u terecht bij de gemeente Doetinchem. Bij fysieke vergunningen, zoals een boom kappen of iets bouwen, kunt u hiervoor ook een vergunningcheck doen via omgevingswet.overheid.nl(externe link). Voor andere vergunningen kunt u telefonisch contact opnemen met de gemeente via (0314) 377 377 of per e-mail via gemeente@doetinchem.nl.

Heeft u inderdaad een vergunning nodig? Dan kunt u bij het aanvragen van de vergunning aangeven of u participatie heeft toegepast. Oftewel, heeft u met uw buren en andere betrokkenen gesproken over uw plan? Wat waren de reacties en wat hebt u daarmee gedaan? Bij het verlenen van de vergunning is dit voor de gemeente Doetinchem belangrijk om te weten. U kunt dit aangeven in het verslag dat u meestuurt.  

Ook als het niet verplicht is om uw plan te bespreken met uw buren en andere betrokkenen, is het namelijk zeer verstandig om dat wel te doen. 

Ik heb een plan voor mijn buurt of wijk. Waar kan ik terecht? 

Heeft u een plan dat gericht is op het verbeteren van uw buurt of wijk? Dan is het goed om te weten dat er voor alle wijken een wijkregisseur en wijknetwerk is waarmee u kunt overleggen. Zie hiervoor de pagina Wijkwerk Doetinchem

Zijn alle stappen van het stappenplan verplicht? 

Nee, het stappenplan is niet bedoeld als een verplicht stappenplan. U kunt de onderdelen naar eigen inzicht gebruiken. Bij een klein plan kunt u misschien snel door de stappen heen. Bij een groot plan raden we u wel aan alle stappen te doorlopen. De gemeente werkt zelf ook met het stappenplan. Het stappenplan komt voor uit de methodiek van Relevant Gesprek(externe link).  

Heeft u gevonden wat u zocht?