Evenement organiseren

De gemeente heeft geen mogelijkheden voor de levering van materialen voor de organisatie van evenementen. U moet dus zelf zorgen voor dranghekken, wegomleidingen, toiletvoorzieningen etc.

Tips nodig voor het organiseren van een evenement?

Kijk ook eens op www.evenementenhelpdesk.nl(externe link) voor praktische informatie

Vrijwilligers nodig bij het evenement?

Bekijk de pagina Vrijwilligerswerk verzekeren

Kosten

Voor het in behandeling nemen van uw aanvraag om een vergunning of een ontheffing, brengt de gemeente kosten in rekening.

De tarieven staan in de Verordening op de heffing en de invordering van leges 2023(externe link).

Onderstaande voorschriften zijn opgesteld door de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland(externe link), team risicobeheersing.

1 Opstelling bakkramen en bakwagens (BGBOP art 5.14)

1. De afstand tussen een bakkraam of bakwagen met een gasinstallatie en een gebouw bedraagt ten minste 2 meter, of ten minste 5 meter indien in die kraam of wagen wordt gefrituurd.
2. Het eerste lid is niet van toepassing indien:
   • het aangestraalde vlak van het bouwsel, gebouw of ander object een overeenkomstig NEN 6068 bepaalde weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag heeft van ten minste 60 minuten, of
   • de bakkraam of bakwagen is uitgerust met een automatische brandblusinstallatie.
3. De afstand tussen een bakkraam of bakwagen met een gasinstallatie en een andere bakkraam of bakwagen met een gasinstallatie of een ander bouwsel bedraagt ten minste 2 meter.
4. De afstand tussen een bakkraam of bakwagen met een elektrische installatie waarin wordt gefrituurd, en een andere bakkraam of bakwagen of een ander bouwsel bedraagt ten minste 2 meter.
5. Bij het bepalen van de afstand als bedoeld in dit artikel wordt de buitenzijde van de bakkraam of bakwagen als meetpunt bedoeld.

2 Gasinstallaties

1. Voor een gasverbruikstoestel met toebehoren gelden de volgende voorschriften:
   • de in het gasverbruikstoestel en toebehoren toegepaste brandstof is overeenkomstig de technische specificaties van de leverancier van het toestel;
   • de verbinding tussen een gastank of gasfles en gasverbruikstoestel bestaat uit een deugdelijke samenstelling van slang of leiding, een drukreduceersysteem en aansluitingen en afsluitkranen;
   • de verbinding tussen een gastank of gasfles en gasverbruikstoestel verkeert in goede staat van onderhoud, is niet uitgedroogd, vertoont geen andere beschadigingen en is niet ouder dan 10 jaar of dan het aantal jaren dat volgens de productspecificatie als levensduur kan worden aangehouden;
   • een gasverbruikstoestel en toebehoren verkeren in goede staat van onderhoud en zijn niet beschadigd;
   • een gastank of gasfles en een gasverbruikstoestel zijn stabiel opgesteld, en
   • een gastank of gasfles en een gasverbruikstoestel staan niet in een vluchtroute.
2. Het toegepaste drukreduceersysteem is op een van de volgende wijzen gemonteerd:
   • direct op de kraan van de gastank of gasfles;
   • door gebruik van een geschikte flexibele hogedrukslang tussen gasfles en drukreduceersysteem, die niet langer is dan 0,4 m, of dan 0,75 m indien een uitschuiflade wordt toegepast voor het plaatsen van de flessen.
3. Het toegepaste drukreduceersysteem bezit voldoende doorlaatcapaciteit voor een ongestoorde en gelijktijdige nominale belasting van alle tot de installatie behorende verbruikstoestellen.
4. Het toegepaste drukreduceersysteem is zodanig, dat de druk waaronder het gas aan een verbruikstoestel wordt toegevoerd, niet hoger is dan de werkdruk die door de fabrikant van het verbruikstoestel is voorgeschreven.
5. Bij gelijktijdige aansluiting van meer gasflessen behoort de installatie te zijn voorzien van een voorziening die het ontsnappen van onverbrand gas voorkomt indien een van de flessen is afgekoppeld.
6. De gasslang of gasleiding tussen het drukreduceersysteem en het gasverbruikstoestel is niet langer dan 10 meter, tenzij door branchegebruik, in de betreffende gebruiksaanwijzing of door toestemming van de brandweer een grotere lengte is toegestaan.
7. Bij een gasverbruikstoestel zijn de toepasselijke specificaties voor het installeren vanwege de leverancier aanwezig.
8. De lpg-installaties voor gebruik anders dan voor de aandrijving van motorvoertuigen voldoen aan NEN-NPR 2577.
9. Bij ministeriële regeling kunnen nadere voorschriften worden gesteld aan LPG-installaties, anders dan voor de aandrijving van motorvoertuigen, en de kwaliteitsborging daarvan.
10. De voor het gebruik noodzakelijke werkvoorraad en dagvoorraad voldoen aan het gestelde in de PGS 15
11. Bij een bak-, braad en frituurwagen of een andere plaats waar etenswaren worden bereid mogen niet meer losse gasflessen/gastanks met een maximale waterinhoud van 125 liter aanwezig zijn dan als werkvoorraad voor één dag nodig is;
12. Gasflessen waarvan de gezamenlijke waterinhoud meer bedraagt dan 125 liter moeten worden opgeslagen in een daarvoor bestemde opslagvoorziening. Een uitzondering hierop is werkvoorraad of gasflessen die zijn aangesloten op een verzamelleiding die leidt naar een verbruikspunt.

3 Kook-bak- en braadtoestellen

1. Binnen handbereik van een baktoestel is voor iedere bak een passend deksel of een blusdeken aanwezig waarmee de bakken ingeval van brand kunnen worden afgedekt
2. Een frituurtoestel is thermisch zodanig beveiligd dat de temperatuur van het bakmedium niet boven de 200°C kan oplopen
3. Een bakinstallatie is zodanig geplaatst dat bij overbruisen, over de rand of door kieren om de rand, olie of vet niet in de verbrandingsruimte kan komen
4. De wanden en het draagvlak grenzend aan het baktoestel dienen onbrandbaar te zijn

4 Verwarmingstoestellen

1. Verwarmingstoestellen moeten zodanig zijn geplaatst dat bezoekers deze onmogelijk omver kunnen lopen
2. Aggregaten en verwarmingstoestellen met een interne brandstoftank moeten minimaal 5 m van een bouwsel worden geplaatst
3. Gasinstallaties voldoen aan voorschriften gesteld in de NEN 1078 en de NEN 3324.

5 Elektrische installatie

1. De elektrische installatie moet voldoen aan de NEN 1010.
2. Verlichtingsarmaturen moeten zodanig zijn gemonteerd, dat zij niet in aanraking kunnen komen met brandbare voorwerpen.
3. Een kabel, slang of leiding in een vluchtroute is zodanig opgehangen, afgeplakt of onder matten weggeborgen dat personen er tijdens het vluchten niet door gehinderd worden of tijdens gebruik beschadigd kunnen raken

6 Blusmiddelen

1. Op het evenemententerrein is ten minste 1 blustoestel van minimaal 6 kg/liter aanwezig, deze dient zichtbaar te zijn of gemarkeerd te zijn met een pictogram.
2. Er dient te allen tijde een blusmiddel te staan bij een opslag voor brandbare goederen, open vuur en een toestel of installatie voor koken, bakken, braden of frituren.
3. Voor een BBQ opstelling kan zand als een doeltreffend blusmiddel gezien worden.
4. In een (tijdelijk) bouwsel moeten voldoende kleine blusmiddelen aanwezig zijn. Het aantal blustoestellen berekent men als volgt: oppervlakte van de bijeenkomsttent delen door 200, uitkomst naar boven afronden, met een minimum van 1 blustoestel van minimaal 6 kg/liter.
5. Een draagbaar blustoestel moet duidelijk zichtbaar zijn opgehangen en gemakkelijk bereikbaar aangebracht, voor direct gebruik gereed zijn en in goede staat van onderhoud verkeren.
6. Na gebruik van een blustoestel moet dit direct gevuld c.q. vervangen worden. Dit geldt ook indien het blustoestel niet geheel leeg is.
7. Er dient een juist blustoestel gebruikt te worden voor uw activiteiten. Bij gebruik van kook-/bak- en braadtoestellen kan dat zijn:
   • Een koolzuursneeuwblusser van ten minste 5 kg
   • Een poederblusser van tenminste 6 kg (geen voorkeur)
   • Sproeischuimblusser met een inhoud van tenminste 6kg

7 Opbouw

• Een tijdelijk bouwsel voldoet aan brandklasse B en aan rookklasse s2, beide bepaald volgens NEN-EN 13501-1.
• In een besloten ruimte opgestelde stands, kramen, schappen, podia en daarmee vergelijkbare inrichtingselementen zijn brandveilig.
• Aankleding in een besloten ruimte levert geen brandgevaar op.
  • Hieraan wordt voldaan indien de aankleding:
• een ondergeschikte bijdrage aan het brandgevaar levert;
• onbrandbaar is, bepaald volgens NEN 6064;
• voldoet aan brandklasse A1 als bedoeld in NEN-EN 13501-1;
• een navlamduur heeft van ten hoogste 15 seconden en een nagloeiduur van ten hoogste 60 seconden.

8 Periodieke controle

Ten minste eenmaal per 2 jaar wordt het nodige onderhoud aan een aanwezig draagbaar of verrijdbaar blustoestel verricht, conform artikel 6.31 lid 4 van het Bouwbesluit

Onderstaande voorschriften zijn opgesteld door de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland(externe link), team risicobeheersing.

1 Opstelplaats

• Een verblijfsruimte is zodanig dat brand en rook zich niet snel kunnen ontwikkelen. Bij een bijeenkomsttent wordt hieraan voldaan door toepassing van NEN 8020-41.
• Een bijeenkomsttent van meer dan 25 m² moet voldoen aan de norm: NEN 8020-41
• Op de evenementenlocatie dient het tent/bouwboek en het certificaat aanwezig te zijn (in het Nederlands).
• De afstand tussen een tent en een ander bouwsel moet ten minste 5 meter bedragen, tenzij:
  • de tent tegen een blinde onbrandbare gevel geplaatst wordt, of
  • de gezamenlijke oppervlakte van een tent en één ander (tijdelijk) bouwwerk minder dan 1000 m² bedraagt, mag een tent tegen dat (tijdelijk) bouwwerk zijn geplaatst, mits dit geen afbreuk doet aan de vluchtmogelijkheden.
• Tenzij in overleg met de brandweer anders is bepaald, is de afstand tussen een opstelplaats en een brandweeringang ten hoogste 40 meter.

2 Constructie

• De tent moet worden gebouwd zoals beschreven in het bouwboek
• De bevestiging van tuidraden, scheerlijnen etc. aan opleggers, pakwagens en ballast is alleen toegestaan als in het tentboek is aangetoond dat deze verankering gelijkwaardig is.

3 Uitgangen

• Een verblijfsruimte, bestemd voor meer dan 225 personen, of een gebied, bestemd voor meer dan 225 personen, heeft ten minste twee uitgangen waardoor een vluchtroute loopt, met een onderlinge afstand van ten minste 5 meter.
• Buiten het brandcompartiment waarin een andere vluchtroute begint, voeren twee vluchtroutes niet over dezelfde route.
• Een recreatieligplaats heeft ten minste één vluchtroute.

4 Zitplaatsen

• Indien op een plaats meer dan 100 zitplaatsen gezamenlijk zijn opgesteld, zijn de zitplaatsen gekoppeld of aan de vloer bevestigd, zodanig dat deze niet kunnen verschuiven of omvallen als gevolg van gedrang, indien die zitplaatsen in een cluster van meer dan 4 rijen van meer dan 4 stoelen zijn opgesteld.
• Bij in rijen opgestelde zitplaatsen is tussen de rijen een vrije ruimte aanwezig met een breedte van ten minste 0,4 meter, gemeten tussen de loodlijnen op de elkaar dichtst naderende gedeelten van de rijen.
• Indien in een rij als bedoeld in het derde lid tussen de zitplaatsen een tafel is geplaatst, bevindt deze zich niet in de vrije ruimte, bedoeld in dat lid.
• Een rij zitplaatsen die slechts aan een einde op een gangpad of uitgang uitkomt, heeft niet meer dan 8 zitplaatsen.
• Een rij zitplaatsen die aan beide einden op een gangpad of uitgang uitkomt, heeft ten hoogste:
  • 16 zitplaatsen indien de vrije ruimte, bedoeld in het derde lid, niet groter is dan 0,45 meter en de breedte van de vrije doorgang van het gangpad of van de uitgang ten minste 0,6 meter is;
  • 32 zitplaatsen indien de vrije ruimte, bedoeld in het derde lid, groter is dan 0,45 meter en de breedte van de vrije doorgang van het gangpad of van de uitgang ten minste 0,6 meter is;
  • 50 zitplaatsen indien de vrije ruimte, bedoeld in het derde lid, groter is dan 0,45 meter en de breedte van de vrije doorgang van het gangpad of van de uitgang ten minste 1,1 meter is.

5 Installaties

• Een toestel of een installatie wordt uitsluitend door een deskundig persoon gerepareerd of veranderd.
• Een gasfles of een gastank wordt tot niet meer dan 80% gevuld. Een lege gasfles wordt met gesloten afsluiter bewaard.
• Bij een verbruikstoestel zijn de toepasselijke specificaties voor gebruik en onderhoud vanwege de leverancier aanwezig.
• Een voorziening voor elektriciteit wordt niet gebruikt op een wijze die gevaar oplevert voor het ontstaan van brand.
• Een voorziening voor de afvoer van rook wordt na brand uitsluitend gebruikt indien die voorziening is gereinigd en hersteld.
• Binnen handbereik van een baktoestel is voor iedere bak een passend deksel of een blusdeken aanwezig waarmee de bakken ingeval van brand kunnen worden afgedekt.

6 Verlichting

• De vluchtwegen van een tent en de voor publiek bestemde ruimte in een tent moeten voorzien zijn van verlichting.
• De verlichtingsinstallatie van een tent heeft een minimale verlichtingssterkte van 1 lux gemeten op het beloopbaar oppervlak.

7 Noodverlichting/vluchtrouteaanduiding

• De verlichtingsinstallatie van vluchtwegen in een tent is aangesloten op een voorziening voor noodstroom.
• De op een noodstroom werkende verlichtingsinstallatie geeft binnen 15 seconden een verlichtingssterkte van minimaal 1 lux gemeten op het beloopbaar oppervlak.
• Een voorziening voor noodstroom geeft binnen 15 seconden na uitval van elektriciteit voldoende stroom om de verlichtingsinstallatie 60 minuten te laten werken.
• Een vluchtrouteaanduiding moet zijn aangebracht op een duidelijk waarneembare plaats. Hierbij moet voldaan worden aan de NEN 6088. Voor de zichtbaarheidseisen dient voldaan te worden aan de NEN-EN 1838.
• In een bijeenkomsttent voor meer als 75 personen dient de vluchtrouteaanduiding en noodverlichting ten alle tijden aan het volgende te voldoen:
  • Een tent heeft een verlichtingsinstallatie die een op de vloer gemeten verlichtingssterkte kan geven van ten minste 1 lux (4.2.1);
  • Noodverlichting geeft binnen 15 seconden na het uitvallen van de voorziening voor elektriciteit gedurende ten minste 60 minuten een op een vloer, een tredevlak of en hellingbaan gemeten verlichtingssterkte van ten minste 1 lux (4.3.2);
  • In een verduisterde ruimte is ten alle tijden een redelijke oriëntatie mogelijk.

8 Blusmiddelen

• In een tent moeten blustoestellen met een inhoud van ten minste 6 kg of 6 liter blusstof geschikt voor het blussen van branden van brandklassen A, B en C conform de NEN 4001.
• De blusmiddelen moeten zijn voorzien van een geldig Rijkskeurmerk volgens de NEN 2559.
• De blusmiddelen moeten eenmaal per twee jaar op een goede werking zijn gecontroleerd conform de NEN 2559.
• Het blusmiddel moet duidelijk zichtbaar zijn of gemarkeerd met een pictogram conform de NEN 3011.

9 Versiering

• Aankleding in een besloten ruimte levert geen brandgevaar op.
• Hieraan wordt voldaan indien de aankleding:
  • een ondergeschikte bijdrage aan het brandgevaar levert;
  • onbrandbaar is, bepaald volgens NEN 6064;
  • voldoet aan brandklasse A1 als bedoeld in NEN-EN 13501-1;
  • voldoet aan de eisen voor constructieonderdelen;
  • een navlamduur heeft van ten hoogste 15 seconden en een nagloeiduur van ten hoogste 60 seconden.
• Wanneer aankleding in een besloten ruimte voor het verblijven van meer dan 50 personen aanwezig is, kan er brandgevaar ontstaan indien:
  • de aankleding zich bevindt boven een gedeelte van de vloer waar personen aanwezig kunnen zijn;
  • de verticale vrije ruimte tussen de vloer en de aankleding minder dan 2,5 meter is, en
  • de aankleding niet direct op de vloer, trap of hellingbaan is aangebracht.
• Materiaal ter plaatse van of nabij apparatuur en installaties die warmte ontwikkelen, voldoet aan brandklasse A1 als bedoeld in NEN-EN 13501-1 of is onbrandbaar, bepaald volgens NEN 6064, indien:
  • op het materiaal een intensiteit van de warmtestraling kan optreden die,bepaald volgens NEN 6061, groter is dan 2 kW/m2, of
  • in het materiaal een temperatuur kan optreden die, bepaald volgens NEN 6061, hoger is dan 90 ºC.
• In een besloten ruimte zijn geen met brandbaar gas gevulde ballonnen aanwezig.

10 Algemeen

Als voorbeeld is in de bovenstaande tent in de rekensom rekening gehouden met 2 personen per m₂. Als er met 2,5 personen per m₂ gerekend wordt kom je op een hoger getal namelijk 1500 personen in de tent. Dan is er ook nog het criterium aantal meters nooduitgang. In dit voorbeeld wordt gerekend met 90 personen per meter uitgang. Acht meter x 90 is 720 personen die binnen mogen zijn op basis van de breedte van de deuren.

Het getal dat het minste aantal personen binnen laat is bepalend. In dit voorbeeld mogen er op basis van het vloeroppervlak 1200 mensen binnen zijn en op basis van de deuren mogen dat 720 mensen zijn. Er mogen dus niet meer dan 720 mensen gelijktijdig binnen zitten.

Een veiligheidsplan bevat ten minste:

Beschrijving van het evenement

Algemene regels

Risico profiel

• Publieksprofiel
• Activiteitenprofiel
• Ruimtelijk profiel

Beveiliging en veiligheid

• EHBO
• Brandveiligheid
• Beveiliging
• Huisregels evenementengebied
• Crowdmanagement
• Hekken en barrières
• Opstellingsplan/stoelenplan 
• Mobiliteitsplan
• Horeca

Incident scenario’s

• Scenario ontruiming evenementenlocatie
• Scenario (massale) vechtpartij
• Scenario paniek in menigte
• Scenario extreme weersomstandigheden
• Scenario explosie/brand
• Scenario meer publiek dan verwacht

Coördinatie en communicatie

Bijlagen

• Programma
• Plattegrond
• Beveiligingsplan
• Huisregels
• Crowdmanagementplan
• Hekkenplan (indien van toepassing)

Verkeersmaatregelen: gaat u tijdens uw evenement wegen afsluiten, verkeersregelaars inzetten of heeft uw evenement een hoog bezoekersaantal? Dan zult u een verkeersplan en verkeerstekening bij uw aanvraag evenementenvergunning moeten toevoegen. Onder het kopje verkeersplan en verkeerstekening staat wat er in deze documenten moet staan.

Verkeersplan en verkeerstekening

Evenementen kunnen door hun omvang en inhoud veel invloed hebben op het verkeer. Daarom moet bij evenementen een verkeersplan worden opgesteld, met daarbij ook een verkeerstekening. Dit heeft tot doel om de bezoekers/deelnemersstromen te regelen en de overlast voor bedrijven, bewoners en de overige weggebruikers zo veel mogelijk te beperken.

De volgende onderdelen moeten worden ingeleverd bij het afsluiten van wegen en parkeervoorzieningen i.v.m. een evenement

1. Verkeersplan
2. Verkeerstekening

Ad 1. Verkeersplan

In het verkeersplan moeten de volgende aspecten te worden uitgewerkt/beschreven:

Bezoekers/deelnemers evenement

• Geef aan op welke wijze bezoekers/deelnemers naar het evenement komen auto, fiets, openbaar vervoer, te voet). Maak hiervan ook een verdeling in percentages;
• Geef aan of het gebruik van bepaalde vervoersmiddelen wordt gestimuleerd en op welke manier;
• Geef de aan- en afvoerroutes aan voor bezoekers/deelnemers/organisatie (bevoorrading).

Het is wenselijk om voertuigen van fietsers en voetgangers te scheiden zodat menging van deze verkeersstromen voorkomen wordt bevorderen veiligheid).

Afsluitingen en omleiding

• - Geef aan of er gebruik gemaakt wordt van de rijbaan en/of parkeerruimte;
• - Geef aan welke weg(en) en/of parkeerruimte moeten worden afgesloten voor verkeer en op welke data en tijdstippen (houd rekening met op- en afbouwen);
• - Geef aan hoe de omleidingsroute voor het (doorgaand) verkeer loopt als wegen worden afgesloten).

Overige verkeersmaatregelen

• Geef aan op welke wegen overige verkeersmaatregelen moeten worden genomen, denk aan:
  • - Parkeer- en stopverbod;
  • - Éénrichtingsverkeer;
  • - Snelheidsbeperking;
  • - Bewegwijzering.
• Geef aan of en op welke wegen de inzet van verkeersregelaars noodzakelijk is inclusief data en tijden). De organisatie zorgt voor voldoende verkeersregelaars. De politie bepaalt uiteindelijk in overleg de plaatsen en het aantal verkeersregelaars. Verkeersregelaars moeten, voordat zij kunnen worden aangesteld door de burgemeester, een instructie volgen. De organisatie zorgt ervoor dat hun verkeersregelaars de instructie hebben gevolgd. De organisatie zorgt ervoor dat de juiste wettelijk verplichte kleding voor verkeersregelaars gedragen wordt. De organisatie verzekert alle verkeersregelaars tegen risicoaansprakelijkheid. Meer informatie is te vinden op https://www.verkeersregelaarsexamen.nl

Parkeren

• Geef aan welke parkeergelegenheden voor auto’s beschikbaar zijn en hoeveel;
• Geef de locaties en aantallen aan van de fietsparkeergelegenheden.

Calamiteitenroutes en bereikbaarheid hulpdiensten

• Geef aan wat de calamiteitenroutes zijn van de brandweer, ambulance en politie. Gedurende uw evenement moet u bij straatafsluitingen steeds een vrije doorgang te garanderen, vrij van obstakels over een breedte van 5 meter.

Verkeersvoorlichting

• Geef aan hoe deelnemers, bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht worden over stremmingen, parkeerfaciliteiten en andere verkeersmaatregelen; (bijvoorbeeld met vooraankondigingsborden)
• Geef aan welke informatie wordt gecommuniceerd en van welke communicatiemiddelen gebruik wordt gemaakt.

Plaatsen/verwijderen borden:

• wanneer worden de borden geplaatst en verwijderd?
• wie gaat de borden plaatsen?
• worden er ook borden geplaatst langs een provinciale weg of Rijksweg? Wanneer dit het geval is, is er ontheffing aangevraagd bij de provincie en/of Rijkswaterstaat?
• zijn er ook afzettingen van provinciale wegen of Rijkswegen nodig? 
• heeft de provincie/Rijkswaterstaat toestemming verleend?

Voor diverse verkeersborden en afsluitingen moeten verkeersbesluiten genomen worden, dus de verkeersplannen moeten op tijd ingeleverd worden om aan de termijnen te voldoen. Denk hierbij aan een termijn van ten minste drie maanden.

Ad 2. Verkeerstekening

Deze moet op een duidelijke ondergrond met duidelijk zichtbaar de straatnamen opgemaakt te worden.