Handleiding evenementen

Binnen gemeente Doetinchem worden veel evenementen georganiseerd, variërend van kleine activiteiten met een beperkt aantal bezoekers tot grote festiviteiten met tienduizenden bezoekers. Elk evenement vereist promotie om de gewenste doelgroep naar het evenement te trekken.

Organiseert u een evenement, kijk dan ook eens op de website www.evenementenhelpdesk.nl voor praktische informatie.

In deze handleiding worden handvatten gegeven voor de meest gangbare communicatiemiddelen. De organisator kan kiezen welke (combinatie van) middelen hij inzet. Uiteraard kunnen deze middelen worden aangevuld met andere promotionele activiteiten.

In deze toolkit komen de volgende onderdelen aan de orde:

Algemene communicatietips

Communicatie is een belangrijk onderdeel voor het slagen van uw evenement. Overweeg om vooraf een communicatieplan te maken. Een voorbeeldhandleiding vindt u op communicatieplan evenementenhelpdesk.

Houdt er rekening mee dat de productie van communicatiemiddelen tijd en geld kost.

Doelgroep

Bepaal welke doelgroep of doelgroepen u wilt bereiken. Aan de hand daarvan kunt u een inschatting maken welke communicatiemiddelen u het beste kunt inzetten om deze doelgroep te bereiken. Zo zijn jongeren waarschijnlijk makkelijker te banaderen via social media, terwijl ouderen beter geïnformeerd kunnen worden met een flyer of een artikel in de krant. Vaak is een combinatie van verschillende middelen het meest effectief.

Planning

De kracht van communicatie is herhaling. Begin dus op tijd met de inzet van uw communicatie en zorg dat uw doelgroep meerdere malen de boodschap te zien krijgt. Daarom is het handig om vooraf een planning te maken welke communicatiemiddelen u wanneer inzet. Dat zorgt dat berichtgeving goed verdeeld is over een langere periode en u niet ‘vergeet’ om in een bepaalde periode te communiceren.

Kort en bondig

Het is belangrijk dat uw boodschap kort en bondig is. Het is de bedoeling dat de ontvanger de belangrijkste informatie onthoudt. Alle overige informatie is dus overbodig en kan beter niet vermeld worden in de communicatiemiddelen. Een tekst van 2 pagina’s lezen mensen sowieso niet en als ze het al lezen onthouden ze de inhoud niet.

Formuleer een kernboodschap waarin de volgende informatie terug te vinden is:

  • Wat (korte beschrijving evenement, wat is er te doen of zien)
  • Wie (voor wie is het evenement en eventueel wie het organiseert)
  • Waar (op welke locatie is het evenement)
  • Wanneer (wanneer vindt het evenement plaats, datum en tijd)
  • Waarom (wat is het doel van het evenement)
  • Hoe (belangrijke informatie die bezoekers moeten weten, zoals entreekosten, kaartverkoop, etc.

Gebruik beeld

Het spreekwoord ‘Eén beeld zegt meer dan 1000 woorden’ gaat ook vaak op voor communicatie. Denk dus na over het gebruik van geschikte foto’s, afbeeldingen of filmpjes in uw communicatie. Houdt er daarbij rekening mee dat u niet zomaar afbeeldingen van internet mag gebruiken. En publiceert u foto’s van uw eigen evenement waar mensen op staan, houd dan rekening met de AVG.

Promotie evenement

Elk evenement heeft promotie nodig om bekendheid van het evenement te vergroten. Vaak is dat een combinatie van online en offline communicatie. Denk bijvoorbeeld eens aan de volgende middelen:

  • Website
  • Flyers, folders, boekjes
  • Aankondigingsposters
  • Nieuwsbrief
  • Uitnodigingen
  • Social media
  • Free publicity (media)
  • Ludieke promotieacties
  • Promotie op straat
  • Advertenties
  • Huis-aan-huis verspreiding

Daarnaast kunt u bij de promotie ook gebruik maken van andere partijen, zoals de VVV.

Online communicatie

Als u over voldoende budget beschikt kunt u een website overwegen. Op een website kunt u gestructureerd alle informatie over het evenement plaatsen. Hier kunt u ook meer informatie kwijt dan op de meeste andere communicatiemiddelen. De website is hét middel waar geïnteresseerden op zoek kunnen naar meer achtergrondinformatie. Belangrijk is dat informatie op een website actueel is en dus een tijdinvestering vraagt om dit regelmatig te checken en bij te houden.

Andere online middelen die ingezet kunnen worden zijn een nieuwsbrief of mail. Het is echter niet zomaar toegestaan om nieuwsbrieven te sturen. Mensen moeten zich ingeschreven hebben voor een nieuwsbrief voordat die mag worden verstuurd. Dit is geregeld in de Telecommunicatiewet.

Social media

Social media is een relatief goedkoop en laagdrempelig communicatiemiddel dat een groot bereik kan hebben. De meest bekende en gebruikte social media zijn Facebook, Instagram en Twitter. De kern van berichtgeving op social media is dat de berichten die er geplaatst worden kort zijn: de kernboodschap, eventueel voorzien van een mooie afbeelding. Op Twitter kunt u berichten plaatsen van slechts 280 tekens. Facebook biedt meer ruimte voor tekst met één of meerdere foto’s of video. Instagram is vooral gericht op beeld. Het is beter om regelmatig een bericht te plaatsen, dan slechts één keer. Social media werken zo dat bij regelmatige plaatsing, berichten makkelijker zichtbaar worden in de tijdlijn van de gebruiker.

Facebook en Instagram bieden ook de mogelijkheid voor betaalde berichten. Daarmee kunt u een specifieke doelgroep bereiken. Dit is zeker het overwegen waard als u vooral via social media uw doelgroep wilt bereiken.

Niet alle social media hebben hetzelfde bereik. Facebook heeft een vrij brede doelgroep, maar ook veel leden verloren de afgelopen jaren. De gemiddelde gebruiker is boven de 30. Instagram wordt veel gebruikt door jeugd, dus als dat uw doelgroep is, is dat een goed middel. Twitter heeft een beperkter bereik.

Voorbeeld bericht:

Op zaterdag 23 juli vindt het jaarlijkse grachtenconcert plaats. Vele artiesten verzorgen die avond prachtige optredens op en aan het water. U kunt onder meer genieten van Piet Jansen, Wilma de Rijke en showband Brasil. Alle optredens vinden plaats rondom de stadsgracht, tussen de Middelweg en Keizerstraat. Het concert is gratis toegankelijk voor iedereen. De optredens starten om 20.00 uur en duren tot 00.30 uur. Wilt u meer informatie, kijk dan op www.grachtenconcert.nl.

Media

De media kan een welkome partner zijn voor de promotie van uw evenement. Dit communicatiemiddel kost vaak niets. De media kunt u bereiken door een persbericht te sturen. Daarnaast kunt u proberen een interview te regelen met een journalist.

Het schrijven van een persbericht lijkt makkelijk, maar is het niet. Een journalist kan een persbericht overnemen zoals hij het ontvangt, maar hij kan bepaalde delen uit het persbericht knippen of een heel eigen artikel ervan maken. Daarom is het belangrijk dat een persbericht oprolbaar is. Dat wil zeggen: de belangrijkste informatie staat bovenaan. Als een journalist de laatste alinea (of twee) weglaat, moet de kern van uw verhaal nog blijven staan. Journalisten krijgen dagelijks veel persberichten, dus zorg dat uw bericht opvalt en nieuwswaardig is.

Een persbericht stuurt u naar de redacties van de media. De mailadressen vindt u vaak op de website. Stuur daarbij uw bericht naar alle media binnen het gebied van uw doelgroep. U weet namelijk nooit welke media het bericht plaatsen.

Begin uw onderwerpregel als volgt: PERSBERICHT: Titel persbericht (zorg dat daarin duidelijk is waar het persbericht over gaat)

Voorbeeld persbericht:

PERSBERICHT

Stadspromotie organiseert feest in Paasweekend in Doetinchem

Stichting Stadspromotie Doetinchem organiseert in het Paasweekend (13 en 14 april) een feest in de binnenstad voor Doetinchem. Tijdens het feest is er een braderie en vinden diverse optredens plaats. Het feest is voor jong en oud.

Paasfeest

Op het centrumplein staan diverse podia waar artiesten optreden tussen 13.00 en 20.00 uur. In de omliggende straten is een braderie met leuke standjes. Kinderen kunnen op de foto’s met de paashaas en om 15.00 uur is er eieren zoeken op het Kerkplein. Stichting Stadspromotie organiseert het Paasfeest om iedereen te laten genieten van gezellige familie-activiteiten tijdens de paasdagen. De toegang is gratis.

Optredens

Elke artiest treedt een half uur op. Een kleine greep uit de optredens. Om 13.00 uur kunt u genieten van Wendy Jansen. Om 14.30 geeft de band acte de presence. Het afsluitende optreden om 19.30 uur is van de wereldberoemde Barry Grace. Het volledige programma staat op de website www.paasfeest.nl

Geschiedenis

Het is het derde jaar dat het Paasfeest plaatsvindt en bleek de afgelopen jaren een groot succes. Ouders genieten van de optredens terwijl kinderen zich vermaken met allerlei activiteiten.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Noot voor de redactie: voor meer informatie kunt u contact opnemen met Wim de Jong, 06-13234565 of wim.dejong@email.com.
 

Naast een persbericht kunt u ook kiezen voor een persconferentie of een interview. Een persconferentie organiseer je alleen bij hele grote aangelegenheden. Voor een interview geldt dat alles wat daar gezegd wordt, gebruikt mag worden door de journalist. Bereid dus ook hiervoor je kernboodschap voor. Of-the-record bestaat niet.

Sponsoring

Voor sommige evenementen zijn inkomsten uit sponsoring essentieel. Het vinden van sponsoren vraagt tijd. Het vragen van geld aan anderen is niet altijd makkelijk, dus zorg dat u goed beslagen ten ijs komt en de sponsor iets te bieden hebt. Een aantal tips bij het vinden van sponsoren:

  • Zorg dat er een belang is voor de sponsor; de sponsor moet er ook iets aan hebben.
  • Steek tijd in de juiste matches; beter 10 mailtjes naar bedrijven die goed bij uw evenement passen dan 100 mailtjes naar willekeurige bedrijven.
  • Kijk niet alleen naar grote bedrijven; juist kleine bedrijven kunnen belang hebben bij lokale naamsbekendheid.
  • Zorg voor een persoonlijke benadering; elk bedrijf dat u benadert verdient een persoonlijke aanpak. Algemene mailtjes zijn weinig zinvol.
  • Ga in gesprek met een potentiële sponsor; luister naar wat de sponsor wil bereiken en speel daarop in met uw sponsorpakket.
  • Een sponsor moet ook iets hebben aan de sponsoring, dus biedt meer dan een naamsvermelding; denk aan verschillende sponsorpakketten tegen verschillende prijzen, maar ook kunt u een sponsor een rol geven bij een evenement.
  • Kijk verder dan alleen uw evenement; misschien kan de sponsor meer betekenen voor u gedurende de rest van het jaar.

Crisiscommunicatie bij incidenten

Elk evenement heeft als doel dat alles goed verloopt. Toch kan er altijd iets mis gaan tijdens een evenement. Als er sprake is van een groot incident of een incident dat veel impact heeft op de bezoekers of maatschappij, spreken we van een crisis. Op zo’n moment ontstaat er een compleet andere situatie op een evenement en wordt er van de organisator actie verwacht.

Crisiscommunicatie is een vak apart en vraagt in elke situatie iets anders. Daarom is het lastig om er hier verder concreet op in te gaan. Een aantal praktische tips:

  • Blijf rustig; raak zelf niet in paniek.
  • De hulpdiensten zijn leidend in een crisis. Blijf met hen in gesprek en volg hun instructies op.
  • Zorg dat u uw medewerkers goed instrueert over het incident en wat er moet gebeuren (en soms ook wat er vooral niet moet gebeuren).
  • Het is belangrijk dat de bezoekers van uw evenement weten wat er van hen verwacht wordt in een crisissituatie. Kunnen ze blijven, moeten ze weg, moeten ze naar binnen, etc. De hulpdiensten zijn hierin leidend, maar het kan wenselijk zijn dat hun boodschap wordt verspreid via communicatiemiddelen van het evenement, zoals omroepinstallaties, lichtkranten, matrixborden, tekstkarren, crowd informatie team, evenementenwebsite, sociale media accounts organisator, apps (van het evenement).
  • Praten met de media kan, maar:
    • Doe geen uitspraken over zaken die u niet zeker weet of waar u niet over gaat.
    • Doe geen uitspraken over oorzaak of slachtoffers. Laat dat aan de professionele partijen over.

Wilt u meer weten over evenementenveiligheid en crisiscommunicatie, neem een kijkje op de website van het Instituut Fysieke Veiligheid: www.ifv.nl/kennisplein/evenementenveiligheid.